¿Qué debe incluir la propuesta de una agencia antes de que firmes el desarrollo?

La propuesta que firmó tu empresa ocupaba dos páginas: «diseño y desarrollo de sitio web corporativo», un plazo de dos meses, el monto total y el anticipo. Dos semanas después de la fecha comprometida, la agencia informa que el catálogo de productos nunca estuvo incluido, que la versión en inglés se cotiza aparte y que la tercera ronda de cambios se cobra por hora. El lanzamiento se sigue moviendo porque nadie definió quién aprobaba los textos, y cuando pides acceso al administrador descubres que el dominio y el alojamiento están registrados en la cuenta de la agencia. El anticipo ya se gastó, el sitio anterior sigue en línea y el director general quiere saber por qué nadie leyó la propuesta con más cuidado. Cada punto que hoy se discute pudo resolverse en el papel antes de firmar.

Antes de firmar, la propuesta debe definir el alcance y los entregables, el cronograma con responsables, los criterios de aceptación, la propiedad del dominio, el código y los accesos, la garantía, el mantenimiento y el manejo de cambios.

Una propuesta ambigua le traslada a tu empresa todo el riesgo del proyecto

En artículos anteriores explicamos qué componentes debe incluir un proyecto completo de rediseño web B2B y cómo elegir a una agencia que entienda tu sector. Este artículo se ocupa del paso siguiente: el documento que recibes cuando ya elegiste proveedor y estás a punto de firmar. Ahí se decide qué podrás exigir durante el proyecto, qué se considerará trabajo adicional y qué te quedará cuando la relación termine.

Una propuesta vaga resulta cómoda para las dos partes el día de la firma, porque nadie tiene que discutir detalles. El costo aparece después: cada diferencia de interpretación se resuelve a favor de quien tiene el trabajo en sus manos, y casi siempre termina en un cargo adicional, un retraso o una función que se entrega a medias. Una propuesta detallada toma más tiempo de preparar y de revisar, y ese tiempo es la inversión más barata de todo el proyecto.

Alcance y entregables: la línea que decide qué será «extra» a mitad del proyecto

El alcance es la sección que más discusiones evita o provoca. Debe permitir que una persona ajena al proyecto lea la propuesta y sepa exactamente qué se va a construir, con qué contenido y para qué fecha.

El mapa del sitio y la lista de funciones

Pide que la propuesta enumere las páginas que tendrá el sitio y, de preferencia, las secciones de cada una. Junto a esa lista deben aparecer las funciones: los formularios y a dónde llega cada uno, la integración con tu CRM, el asistente virtual, el catálogo o las fichas de producto, los idiomas, el blog y las herramientas de medición. Si la integración con tu CRM está incluida, la propuesta debe nombrar el sistema; si hay versión en inglés, debe aclarar si incluye la traducción o solo la estructura para publicarla.

Contenido, imágenes y exclusiones explícitas

La propuesta debe aclarar quién redacta los textos, quién aporta las fotografías y quién carga el contenido en el sitio. También debe incluir un apartado de exclusiones con lo que la agencia dejará fuera de este precio. Ese apartado suele incomodar al comprador porque le recuerda lo que falta, y precisamente por eso evita que la frase «eso nunca estuvo incluido» aparezca a la mitad del proyecto. Una propuesta sin exclusiones deja abierta la interpretación de todo lo que calla.

Sin cronograma con responsables, el lanzamiento se mueve cada semana

Un plazo total sin etapas es una promesa difícil de exigir. Lo que permite saber a tiempo si el proyecto avanza bien es un cronograma con hitos, un entregable concreto en cada hito y responsables de ambos lados.

Hitos, entregables y pagos vinculados

Una estructura sana divide el proyecto en etapas reconocibles, por ejemplo arquitectura del sitio, diseño, contenido, desarrollo, pruebas y lanzamiento, con una fecha y un entregable para cada una. Si hay anticipo, conviene que los pagos siguientes se liguen a la aprobación de hitos, más que a fechas de calendario; así cada pago corresponde a un avance que tu equipo ya vio y aceptó, y el calendario deja de ser una discusión de percepciones.

Lo que depende de tu equipo y los plazos para aprobar

Muchos retrasos nacen del lado del cliente: accesos que tardan en llegar, textos que nadie aprueba, un logotipo en baja resolución. Una buena propuesta lo reconoce y lo pone por escrito. En Artisma pedimos desde el inicio el acceso temporal a tus DNS y a tu CRM para integrar la página, el manual de marca y los textos o archivos multimedia que se presentarán en el sitio. La propuesta también debe fijar cuántas rondas de revisión incluye cada etapa, quién de tu empresa tiene la última palabra y en cuánto tiempo se compromete a responder. Sin ese nombre y ese plazo, la aprobación de una sola página puede tardar más que su diseño.

Criterios de aceptación: la prueba que evita discutir si el sitio está terminado

«Terminado» significa cosas distintas para quien construye y para quien paga. Los criterios de aceptación convierten esa palabra en una lista de pruebas que el sitio debe superar antes del lanzamiento y antes del último pago. Una propuesta seria incluye algo parecido a esto:

• El sitio se ve y funciona correctamente en celular, tableta y computadora, en los navegadores que usa tu mercado.

• Cada formulario y cada botón de contacto entrega el mensaje donde debe llegar, ya sea el correo del equipo comercial o el CRM, con los datos completos.

• Las páginas cargan con rapidez en el celular, según una medición pública y repetible como PageSpeed Insights de Google.

• Las direcciones del sitio anterior redirigen a sus equivalentes nuevas, y el buscador puede rastrear e indexar las páginas.

• La analítica registra visitas y conversiones desde el día del lanzamiento.

Con estos criterios, la entrega deja de ser una discusión de gustos y se convierte en una verificación. En nuestros proyectos las herramientas de medición quedan activas desde el lanzamiento: medimos el desempeño del sitio antes del rediseño, lo volvemos a medir después y revisamos esos números contigo.

Dominio, código y accesos: lo que debe quedar a nombre de tu empresa

Esta sección casi nunca aparece en las propuestas breves, y es la que más pesa el día que quieras cambiar de proveedor. Antes de firmar, la propuesta debe responder por escrito tres preguntas.

A nombre de quién quedan el dominio y los DNS

El dominio es la dirección de tu empresa en internet y debe estar registrado a nombre de tu empresa, con acceso para alguien de tu equipo. Lo mismo aplica a los DNS, que determinan a dónde apuntan tu sitio y tu correo. En Artisma usamos tu dominio actual y mantienes el control total de tus DNS; pide esa misma condición a cualquier agencia con la que trabajes.

Qué derechos tendrás sobre el diseño y el código

La propuesta debe indicar si el diseño y el código pasan a ser propiedad de tu empresa, si recibes una licencia de uso o si el sitio vive en una plataforma de la agencia. También debe aclarar qué licencias de terceros se usan (plantillas, complementos, tipografías, fotografías de banco), a nombre de quién se contratan y quién paga su renovación. Cualquiera de estas opciones puede ser razonable si la conoces antes de firmar y sabes qué recibirías si la relación termina: archivos, respaldo de la base de datos, contenidos o solo el dominio.

Las cuentas de medición y del negocio

Google Analytics, Search Console, la ficha de negocio en Google y el CRM acumulan el historial comercial de tu sitio. Conviene que se creen a nombre de tu empresa, con la agencia como usuario invitado. Si la agencia las abre en su propia cuenta y la relación termina, tu empresa puede perder años de datos de un día para otro.

Garantía, mantenimiento y cambios: los puntos que deciden el costo real después de firmar

El precio del desarrollo es solo una parte de lo que tu empresa pagará por el sitio. Lo que ocurre después del lanzamiento, y la forma en que se atienden los cambios durante el proyecto, define buena parte del costo total.

Garantía contra errores y su duración

La propuesta debe definir un periodo posterior al lanzamiento en el que la agencia corrige sin costo los errores de funcionamiento, y debe distinguir un error (un formulario que deja de enviar, una página que se descompone en el celular) de una mejora o una solicitud nueva. Sin esa distinción, cada corrección se convierte en una negociación.

Alojamiento, mantenimiento y soporte

Pregunta qué incluye la etapa posterior al lanzamiento: dónde se aloja el sitio, quién aplica las actualizaciones de seguridad, quién hace los respaldos, en cuánto tiempo responde el soporte y cuánto cuesta cada servicio. En Artisma, al terminar el rediseño presentamos las opciones de acompañamiento mensual, que incluyen el alojamiento web, la analítica activa y el asistente virtual, y a las que se pueden sumar módulos como el blog SEO semanal, las campañas de Google Ads o un CRM personalizado.

El procedimiento para cambios de alcance

Todo proyecto cambia sobre la marcha: aparece una línea de producto nueva, la dirección pide una sección adicional o el equipo comercial detecta una pregunta frecuente que merece su propia página. La propuesta debe describir cómo se maneja cada cambio: solicitud por escrito, estimación de costo y de impacto en la fecha de entrega, y aprobación de tu empresa antes de ejecutarlo. Con ese procedimiento, cada cambio se vuelve una decisión informada; sin él, llega como una factura inesperada al final del proyecto.

Preguntas frecuentes

¿La propuesta sustituye al contrato?

Depende de cómo se formalice. Muchas agencias usan la propuesta firmada como documento principal y otras la anexan a un contrato de servicios. En cualquier caso, conviene que el contrato haga referencia expresa a la propuesta, para que el alcance, el cronograma y las exclusiones tengan el mismo peso que las condiciones de pago.

¿Qué hago si la agencia se resiste a detallar exclusiones o criterios de aceptación?

Pídeselos por escrito como condición para firmar. Una agencia con un proceso claro puede describir en poco tiempo qué entrega, qué deja fuera y cómo se aprueba cada etapa; la resistencia a ponerlo en papel suele anticipar discusiones durante el proyecto.

¿Es normal pagar un anticipo antes de empezar?

Sí, es una práctica común en proyectos web, porque la agencia reserva a su equipo y arranca la investigación desde el primer día. Lo recomendable es que el resto de los pagos se ligue a hitos aprobados, de modo que cada pago corresponda a un avance que tu equipo ya revisó.

Si tienes una propuesta sobre la mesa y todavía ignoras qué podrás exigir si el proyecto se retrasa o cambia de rumbo, el momento de aclararlo es antes de firmar. Solicita el diagnóstico de tu sitio en https://www.artismamkt.com y te mostramos qué alcance, entregables y condiciones necesita tu proyecto para que el precio que firmas sea el precio que pagas.